Integração de sistemas elevou a qualidade da gestão de matriculados e o acesso dos alunos às aulas
A Universidade de Ciências Aplicadas de Osnabrück da Baixa Saxônia, Alemanha, está entre as instituições de maior sucesso em seu segmento.
Com quatro faculdades e o Instituto de Música em seus campi de Osnabrück e Lingen, além de uma ampla gama de oportunidades de estudo e pesquisa, a instituição busca expandir sua posição de maneira sustentável com a digitalização dos processos universitários, desempenhando um papel fundamental em suas atividades.
A integração teve como objetivo melhorar a gestão de matriculados e do acesso dos alunos às aulas, com ganho na eficiência operacional, que já possuía um alto grau de automação, integração e digitalização, decisivo para a sustentabilidade das suas atividades educacionais.
Foco na digitalização dos processos
A digitalização significa para a Universidade de Osnabrück estabelecer processos contínuos, interoperáveis e rastreáveis. Este é um cenário que foi conseguido por um esforço para superar a ineficiência enfrentada no crescimento da instituição nos últimos anos.
Antes da digitalização da universidade, os processos eram insuficientemente documentados, os arquivos de log eram difíceis de interpretar e uma análise de erros independente era praticamente impossível de se obter. Além disso, faltava uma visão geral transparente das integrações existentes. A operação, manutenção e desenvolvimento contínuo revelaram-se dispendiosos e propensos a erros. Neste contexto, o Centro de Serviços de TI da universidade decidiu modernizar fundamentalmente a arquitetura de integração e os processos subjacentes. A tecnologia escolhida para esta missão foi a Plataforma de Integração Magic xpi.
A universidade decidiu por estabelecer um ambiente central de integração e hub de dados entre o CampusNet e o Identity & Access Management. O Magic xpi controla e orquestra todos os processos de integração e automação do sistema e, ao mesmo tempo, assume a consolidação e o fornecimento de dados harmonizados.
Enquanto as tarefas técnicas e de comunicação continuam a ser realizadas manualmente, a plataforma Magic xpi forma a base tecnológica para uma troca de dados altamente automatizada, consistente e rastreável entre os principais sistemas de TI. Ela apoia assim de forma ideal todo o ciclo de vida do aluno.
Análise e otimização de processos
Antes da implementação da solução, todos os processos relevantes foram analisados de maneira estruturada, avaliados tecnicamente e realinhados.
As áreas especializadas e a TI trabalharam em estreita colaboração com o parceiro de TI, Datenlotsen Informationssysteme GmbH, e a equipe Magic Software para identificar pontos fracos e implementar potenciais de otimização de forma direcionada.
Simplificando os processos
O projeto de automação e integração visou tornar os processos mais transparentes e otimizados com base em muitos anos de experiência em projetos, mudanças de curso ou no provisionamento e desprovisionamento automatizados de contas de usuário.
No ambiente universitário, o gerenciamento de identidade e acesso (IAM) abrange a administração centralizada das identidades digitais de alunos, professores e funcionários, bem como seus direitos de acesso aos sistemas de TI. O IAM acompanha todo o ciclo de vida de uma identidade – desde a criação, passando pela atribuição de funções e direitos, até a desativação automatizada – e é implementado de forma amplamente automatizada.
O CampusNet é um sistema integrado de gerenciamento de campus que oferece suporte digital ao ciclo de vida do aluno. Ele mapeia os processos de inscrição e admissão, matrículas, renovações, mudanças de curso, cancelamentos de matrículas no sistema e fornece a base técnica para vários processos administrativos.
Resultados destacados
– Com a integração entre o CampusNet e a ferramenta de gestão de identidades, a Universidade de Osnabrück atinge hoje um grau de automação superior a 90%;
– As atividades interativas necessárias do ponto de vista técnico – especialmente na secretaria de alunos se beneficiam indiretamente da automação por meio de dados consistentes, menos consultas e maior segurança do processo;
– A plataforma de integração central garante interfaces estáveis, processos transparentes e fluxos de dados consistentes. O Centro de Serviços de TI pode analisar erros de forma independente e isolá-los de maneira específica, o que torna a operação operacional mais eficiente a longo prazo. O Magic xpi funciona de forma extremamente estável e reduz a dependência de suporte externo;
– Graças aos conectores padrão disponíveis e à possibilidade de desenvolver conectores individuais de forma flexível, a plataforma Magic oferece alta escalabilidade e segurança para o futuro na integração de outros sistemas.
“O sucesso do projeto baseou-se em uma equipe ágil e competente, requisitos claros, processos decisórios curtos e uma cooperação em parceria entre a universidade, a Magic Software e os Datenlotsen.” Marion Krabbemeyer – chefe do Centro de Serviços de TI da Universidade de Osnabrück
